Ikigai est un centre de recherche et de développement pour l'innovation pédagogique par le jeu à destination des étudiant-es et du grand public. Nous croyons que ce média peut être mis au service de l'apprentissage et du progrès de notre société, en proposant des productions de haute qualité scientifique, ludique, artistique et narrative, ainsi que l'écosystème de services qui doivent compléter le jeu pour permettre une pleine exploitation de son potentiel : éditeurs de contenus, outils de suivi, etc.

Le projet Ikigai est porté par une association à but non-lucratif, Games for Citizens, qui structure un réseau collaboratif de plusieurs dizaines d'acteurs variés : universités, grandes écoles, laboratoires, associations, structures culturelles, studios de jeu ou de la EdTech, écoles, collèges et lycées. La taille de l'équipe est d'une quinzaine de personnes, avec une structure typique de studio indépendant.
Nos jeux se placent dans la lignée de la scène indé pour répondre aux attentes d'un public habitué aux meilleures productions. En effet, le jeu éducatif doit avant tout être un bon jeu pour intéresser et impliquer le public.

Ikigai s'implique par ailleurs dans l'ingénierie pédagogique par le numérique au sens large, avec notamment des initiatives de recherche impulsées par le conseil scientifique de l'association, et une participation à la structuration européenne du développement de l'IA pour l'enseignement, de par sa position centrale dans ce domaine.

Ce projet comporte une forte dimension citoyenne : comme nous souhaitons mettre la connaissance à disposition de tous-tes, nos jeux et outils sont disponibles gratuitement sur le portail https://ikigai.games, et visent non seulement à améliorer l'enseignement, mais aussi à apporter des éclairages sur les grands enjeux sociétaux via la médiation scientifique ou culturelle. Nous rejoindre, c'est participer à un projet qui a du sens : mettre le meilleur du jeu et des sciences au service de l'intérêt public.

En étroite collaboration avec la direction et le bureau de l'association, et de manière occasionnelle avec le cabinet comptable, vous vous occuperez de l'ensemble des aspects organisationnels et administratifs qui rythment la vie de la structure.

$Effectuer la gestion RH via notre outil SIRH Lucca et le Chèque Emploi Associatif

• Gérer les besoins RH de l'équipe (demande de congés & absences, fiches de temps, frais de transport, notes de frais, arrêts maladie...)
  
• Produire, envoyer et référencer les fiches de paie
  
• Gérer les outils d'onboarding et outboarding (établissement des dossiers administratifs, suivi mails des salarié-es, production des documents de fin de contrat...)
  

$Participer à tenir à jour la comptabilité

• Référencer les documents (factures, bulletins d'adhésion, notes de frais, fiches de paie, conventions de stage...) et gérer les dossiers
  
• Préparer le référencement des fiches de paie et les versements associés dans le fichier Excel de la comptabilité de l'association
  
• Envoyer les fiches de paie d'alternant-es sur le portail Sylaé et suivre les remboursements
  
• Suivre les comptes et la bonne tenue des pièces comptables
  

$Gérer les adhésions et la facturation des membres et relances

• Contacter les membres de l'association pour organiser le paiement de leur cotisation d'adhésion
  
• Tenir à jour le fichier des cotisations et effectuer les relances
  
• Éditer et envoyer les appels de fonds liés à l'activité de la structure (sur la base des canevas déjà existants)
  
• Éditer les conventions de partenariat selon les canevas existants et effectuer la facturation (directement ou via Chorus Pro)
  

$Organiser les recrutements de stagiaires et d'alternant-es

• Poster les annonces de recrutement de stage et d'alternance et entretenir le lien avec les établissements partenaires
  
• Recenser les candidatures et les mettre à disposition de l'équipe technique
  
• Suivre le processus de recrutement (échanges de mails) depuis la candidature jusqu'à la validation
  
• Organiser le passage des entretiens (qui seront effectués par les membres techniciens de l'équipe)
  
• Organiser la mise en place de la convention et des autres documents administratifs pour les stages et les alternances
  

$Gérer les boîtes mails et les prises de contacts

• Suivre les boites mails génériques de l'association, les ranger et s'assurer que toutes les demandes ont été traitées (en collaboration avec les membres techniques de l'équipe)
  
• Rédiger des mails et documents à la demande de la présidence et/ou des responsables de pôles et en assurer l'envoi
  
• Archiver et organiser le bon rangement afin d'en faciliter la gestion quotidienne
  

$Suivre l'évolution de la structure

• Faire évoluer les formats de documents existants pour les tenir à jour de la réglementation, du fonctionnement de l'asso, les faire gagner en efficacité, etc
  
• Contribuer à l'organisation et à la production des documents liés aux moments rythmant la vie de l'association : assemblées générales, conseils d'administration, etc
  

$Gérer les stocks et les achats

• Tenir à jour le fichier du matériel de l'association
  
• Passer les commandes et gérer les factures correspondantes
  
• S'assurer des paiements et de la bonne transmission des pièces inhérentes au service comptable
  
• Gérer les stocks et les commandes de consommables (café, thé, fournitures de bureau...)
  

$Vos compétences

• Aisance avec les démarches administratives : Vous utiliserez des formulaires et plateformes en ligne nombreuses et variées. Vous avez idéalement des connaissances en comptabilité.
  
• Maîtrise de la bureautique (suite Office, Google Drive / Doc / Sheet, Windows, navigateur web, Slack, Trello) : Vous maîtrisez les nouvelles technologies et vous êtes à l'aise rapidement avec de nouveaux outils informatiques. Une véritable capacité d'optimisation de vos process est attendue. Suivant votre expertise, une formation pourra être prévue à votre prise de poste pour vous transmettre des méthodes d'optimisation de l'utilisation des outils.
  
• Compétences organisationnelles : Vous suivrez plusieurs dossiers avec des contextes et temporalités différentes. Vous savez donc vous organiser, travailler de manière autonome, faire preuve de proactivité et partager le suivi de vos tâches dans votre travail quotidien.
  
• Attention au détail et relecture : De nombreuses démarches nécessitent d'entrer des informations précises dans des endroits précis. Vous avez une aisance avec ce type de processus, et avez l'habitude de mettre en place des processus de relecture ou double vérification avant les envois importants.
  
• Bonne communication écrite et orale : Vous échangerez par mail et de vive voix avec les membres de l'équipe et les partenaires de l'association, et vous aurez donc besoin d'une très bonne maîtrise du français et des codes d'une communication écrite et orale professionnelle.
  
• Recevoir des retours : Des processus efficaces sont construits par l'amélioration continue, particulièrement en début de poste. Être capable de recevoir et d'intégrer les retours sur les méthodes vous sera précieux pour remplir rapidement les missions attendues avec le niveau de détail requis.
  

Votre polyvalence, votre rigueur, votre autonomie, votre organisation, votre sens de l'analyse, votre attention au détail et votre sens du relationnel et de l'initiative vous permettront de mener à bien vos missions.

• Dates : Poste à pourvoir dès que possible.
  
• Lieu : Nos locaux sont à Censier-Daubenton, Paris 5ème. Possibilité de télétravail 1 jour par semaine.
  
• Rythme : Temps partiel à 70%, puis possibilité d'évoluer en temps plein.
  
• Contrat : CDI
  
• Salaire : SMIC (15,3k€ brut annuel pour 24,5h/semaine). Prime discrétionnaire en fonction de votre efficacité et possibilité d'augmentation progressive avec réévaluation en fonction du développement de l'activité. Ikigai est en phase de passage à l'échelle qui permet d'envisager une croissance forte dans les prochaines années.
  

Nous accordons de l'importance à la qualité des conditions de travail de l'équipe : cadre de travail flexible, horaires de travail adaptés dans la mesure du possible, privilégiant l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Ikigai valorise également l'inclusivité et l'accompagnement professionnel, tout en offrant un environnement stimulant pour ceux et celles qui souhaitent s'investir dans un projet à impact sociétal fort.

CV, lettre de motivation, références, site Web (si applicable)

A l'attention de : Responsable du recrutement